Conditions de compte café : crédit, minimums et équipement en prêt
La plupart des créances douteuses et des machines perdues en torréfaction proviennent de comptes ouverts sur une poignée de main. Les conditions doivent être mises par écrit avant la première livraison, et comment les faire respecter poliment.
7 min de lecture Mis à jour le 9 octobre 2026
Un ensemble de conditions commerciales court et clair protège votre trésorerie, votre équipement et la relation. Les cafés sont aussi de petites entreprises, et beaucoup ferment ; vos conditions décident si vous êtes payé et si vous récupérez votre broyeur. Faites examiner vos conditions standard par un avocat une fois ; ensuite, utilisez-les pour chaque compte.
Ce que les termes doivent couvrir
| Terme | Approche typique |
|---|---|
| Conditions de paiement | 14 ou 30 jours à partir de la facture ; prélèvement automatique lorsque cela est possible ; nouveaux comptes avec des délais plus courts ou prépaiement |
| Limite de crédit | Un maximum dû à tout moment, fixé à partir d'un contrôle de crédit et de la taille de la commande. |
| Retard de paiement | La fourniture est suspendue lorsqu'elle est en retard ; des intérêts légaux et des compensations peuvent s'appliquer aux paiements commerciaux tardifs |
| Commande minimale | Un minimum par livraison, ou des frais de livraison en dessous. |
| Livraison | Jours de livraison, délais de coupure des commandes, qui signe pour les marchandises |
| Prix et avis | Prix par kg par catégorie, comment et quand ils peuvent changer, délai de préavis |
| Réserve de propriété. | Le café reste votre propriété jusqu'à ce qu'il soit payé |
| Qualité et plaintes | Comment signaler un problème et combien de temps ils ont |
| Fin de l'accord | Délai de préavis, facture finale, retour de l'équipement |
Équipement en prêt
Placer un moulin ou une machine à espresso avec un café est un investissement qui ne rapporte que par le volume de café. Mettez-le dans un accord d'équipement séparé et signé :
Essentiels de l'accord d'équipement
- L'équipement, avec les numéros de série et la valeur, et qu'il reste votre propriété
- Le volume minimum de café par semaine ou par mois, et la durée minimale
- Que se passe-t-il si le volume est insuffisant : un frais de location ou une révision
- Qui s'en occupe, qui paie les réparations dues à un usage abusif et les changements de filtre à eau
- Assurance pendant qu'il est dans leurs locaux
- Votre droit de le récupérer en cas de résiliation ou d'insolvabilité, avec accès aux locaux
- Un prix de rachat s'ils souhaitent le conserver
Vérifications de crédit
Pour les sociétés à responsabilité limitée, vérifiez les comptes déposés et le statut auprès de Companies House ; pour tout compte, un rapport de crédit commercial aide à établir une limite raisonnable. Demandez des références commerciales pour les grands comptes. Commencez de nouveaux comptes avec une limite modeste et augmentez-la avec un historique de paiements.
Application des termes sans perdre le compte
- Envoyez des relevés mensuels et des rappels à la date d'échéance, automatiquement si possible
- Appelez avant de suspendre l'approvisionnement ; la plupart des débiteurs en retard répondent à un appel amical
- Suspendre l'approvisionnement au point convenu à chaque fois ; l'incohérence apprend aux clients à payer en dernier
- Pour les payeurs persistants en retard, passez au prépaiement ou au prélèvement automatique
Où Roastnet aide
Questions que se posent les torréfacteurs
- Quelles conditions de paiement devrais-je donner aux cafés ?
- 14 ou 30 jours à partir de la facture est courant, avec des délais plus courts ou un prépaiement pour les nouveaux comptes. Le prélèvement automatique élimine la plupart des relances.
- Puis-je facturer des intérêts sur les paiements en retard ?
- En vertu de la Loi sur le paiement tardif des dettes commerciales (intérêts) de 1998, les entreprises peuvent généralement réclamer des intérêts légaux et une compensation fixe sur les paiements commerciaux tardifs, sauf si le contrat prévoit une alternative substantielle.
Sources officielles
- GOV.UK: Late commercial payments: charging interest and debt recovery
- Companies House: Search the register
Les règles changent. Ces sources ont été vérifiées le 9 octobre 2026 ; confirmez toujours la position actuelle auprès de l'organisme qui les publie avant d'agir.
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