Términos de cuenta de café: crédito, mínimos y equipos en préstamo
La mayoría de las deudas incobrables y las máquinas perdidas en el tostado provienen de cuentas abiertas con un apretón de manos. Los términos deben ponerse por escrito antes de la primera entrega y cómo hacerlos cumplir de manera educada.
7 min de lectura Actualizado 9 de octubre de 2026
Un conjunto corto y claro de términos comerciales protege tu efectivo, tu equipo y la relación. Las cafeterías también son pequeñas empresas, y muchas cierran; tus términos deciden si te pagan y si recuperas tu molinillo. Haz que un abogado revise tus términos estándar una vez; luego úsalos para cada cuenta.
Qué deberían cubrir los términos
| Término | Enfoque típico |
|---|---|
| Condiciones de pago | 14 o 30 días desde la factura; débito directo donde sea posible; nuevas cuentas con términos más cortos o prepago |
| Límite de crédito | Un máximo adeudado en cualquier momento, establecido a partir de un chequeo de crédito y el tamaño del pedido. |
| Pago tardío | Suministro pausado cuando está atrasado; pueden aplicarse intereses legales y compensación a los pagos comerciales tardíos |
| Pedido mínimo | Un mínimo por entrega, o un cargo de entrega por debajo de este. |
| Entrega | Días de entrega, tiempos de corte de pedidos, quién firma por los bienes |
| Precios y reseñas | Precios por kg por nivel, cómo y cuándo pueden cambiar, periodo de aviso |
| Retención de título | El café sigue siendo tuyo hasta que se pague |
| Calidad y quejas | Cómo informar de un problema y cuánto tiempo tienen |
| Terminando el acuerdo | Período de aviso, factura final, devolución del equipo |
Equipo en préstamo
Colocar un molinillo o una máquina de espresso en un café es una inversión que solo se recupera a través del volumen de café. Inclúyelo en un acuerdo de equipo separado y firmado:
Esenciales del acuerdo de equipo
- El equipo, con números de serie y valor, y que sigue siendo tu propiedad
- El volumen mínimo de café por semana o mes, y el plazo mínimo
- Qué sucede si el volumen es insuficiente: un cargo de alquiler o una revisión
- ¿Quién lo da servicio, quién paga las reparaciones por mal uso y los cambios de filtro de agua?
- Seguro mientras esté en sus instalaciones
- Vuestro derecho a recuperarlo en caso de terminación o insolvencia, con acceso a las instalaciones
- Un precio de compra si quieren mantenerlo
Comprobaciones de crédito
Para sociedades limitadas, comprueba las cuentas presentadas y el estado en Companies House; para cualquier cuenta, un informe de crédito empresarial ayuda a establecer un límite sensato. Pide referencias comerciales para cuentas grandes. Comienza nuevas cuentas con un límite modesto y aumentalo con un historial de pagos.
Haciendo cumplir los términos sin perder la cuenta
- Envía estados de cuenta mensualmente y recordatorios en la fecha de vencimiento, automáticamente si puedes
- Llama antes de pausar el suministro; la mayoría de los morosos responden a una llamada amistosa
- Pausar el suministro en el punto acordado cada vez; la inconsistencia enseña a los clientes a pagar al final
- Para los que pagan tarde de forma persistente, pasa a prepago o domiciliación bancaria
Dónde ayuda Roastnet
Preguntas que se hacen los tostadores
- ¿Qué condiciones de pago debería ofrecer a los cafés?
- 14 o 30 días desde la factura es común, con términos más cortos o prepago para nuevas cuentas. El débito directo elimina la mayoría de los seguimientos.
- ¿Puedo cobrar intereses por pagos atrasados?
- Bajo la Ley de Pago Tardío de Deudas Comerciales (Intereses) de 1998, las empresas pueden reclamar generalmente intereses legales y compensación fija por pagos comerciales tardíos, a menos que el contrato establezca una alternativa sustancial.
Fuentes oficiales
- GOV.UK: Late commercial payments: charging interest and debt recovery
- Companies House: Search the register
Las reglas cambian. Estas fuentes fueron verificadas el 9 de octubre de 2026; siempre confirma la posición actual con el organismo que las publica antes de actuar.
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